Handbuch Zentrales Pfarrbüro

Die Kirchengemeinden und Pfarreien im Bistum Fulda befinden sich in einem strukturellen Veränderungsprozess. Mit einem Rückgang der personellen Ressourcen geht die Bildung größerer territorialer Räume einher, Kirchengemeinden schließen sich zusammen, Pfarreien werden neugegründet. Eine engere Zusammenarbeit auf Ebene der Pfarrbüros birgt dabei Synergieeffekte und Herausforderungen gleichermaßen.

Gleichzeitig ändert sich die Lebenswelt der Menschen, die in das Pfarrbüro kommen, Rat und Hilfe suchen oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen. Auf diese Veränderungen muss das Pfarrbüro als erste Anlaufstelle in der Pfarrei mit pastoraler Funktion ebenso antworten, wie mit Anpassungen im administrativen Bereich. Zentral bleibt das Ziel, für die Menschen vor Ort als Kirche verlässlich erreichbar zu sein.

Einige Pfarreien sind den Weg der Neustrukturierung im Bistum Fulda bereits gegangen. Mit dem Zusammenschluss mehrerer Kirchengemeinden bzw. Pfarreien zu einer neuen Pfarrei ging in fünf Pilotpfarreien (Innenstadtpfarrei St. Simplicius, Faustinuns und Beatrix, Fulda; Pfarrei St. Kilian, Kalbach; Pfarrei St. Lullus, Bad Hersfeld; Pfarrei Heilig Geist, Stadtallendorf; Pfarrei St. Elisabeth, Kassel) die Einrichtung eines Zentralen Pfarrbüros einher. 

Mitarbeitende aus den Bereichen Sekretariate, Hauptamtliches Pastorales Personal sowie Verwaltung haben in den vergangenen anderthalb Jahren ihre Erfahrungen mit Abteilungsleitungen des Bischöflichen Generalvikariats ( Abteilungsleiter der Abteilungen Seelsorgeamt, Pastorale Dienste, Personal und Finanzen ) ausgetauscht und gemeinsam mit ihnen in der Projektgruppe zum „Pfarrbüro der Zukunft“ intensiv an Empfehlungen und Handreichungen rund um das Thema Zentrales Pfarrbüro gearbeitet. Diese Arbeit war dabei als Teilprojekt Bestandteil des Bistumsprozesses Fulda 2030 und von Anfang an eng mit den Strategischen Zielen zur Ausrichtung der Pastoral im Bistum Fulda verknüpft ( www.2030.Bistum-Fulda.de ).

Beauftragt von Generalvikar Prof. Dr. Gerhard Stanke hatte der Seelsorgeamtsleiter im Bistum Fulda, Ordinariatsrat Peter Göb, die Projektleitung inne. Die Abteilungsleiter traten als Projektteam, begleitet von Christine Maurer, cope OHG, zu regelmäßigen Sitzungen zusammen, sondierten und vertieften Themen und vereinbarten Zielsetzungen. Durch die Zusammenarbeit in der Projektgruppe wurden diese mit Inhalten gefüllt und in konkrete Ergebnisse überführt, in welchen die unterschiedlichen Perspektiven auf das Thema Pfarrbüro sichtbar werden.

Als Ergebnis der Projektarbeit liegt nun das Handbuch Zentrales Pfarrbüro mit Konzeptpapieren zu den Themen „Einführung Zentrales Pfarrbüro“, „Raumkonzept“, „Personal, Rollen und Aufgaben“, „IT-Ausstattung“ sowie „Service und Qualität“ vor. Die darin enthaltenen Empfehlungen werden durch eine schematische Übersicht zum Einführungsprozess sowie eine Checkliste als Arbeitshilfen zur Ermittlung eines geeigneten Standorts für das Zentrale Pfarrbüro ergänzt. Wissensdokumente rund um die Themenbereiche Neustrukturierung von Pfarreien, Verwaltungsleiter oder IT-Strategie des Bistums Fulda runden die Handreichungen ab.

Alle Konzeptpapiere sind gleichsam auf das Zentrale Pfarrbüro sowie die Einrichtung von begleitenden Kontaktstellen als Zukunftsmodell für die Pfarreien im Bistum Fulda bezogen. Mit diesem Modell, so das Fazit aus der Projektarbeit zum „Pfarrbüro der Zukunft“, wird es gelingen, als Kirche im Bistum Fulda vor Ort erreichbar und für die Menschen da zu sein. Das Pfarrbüro soll in seiner administrativen sowie pastoralen Funktion gestärkt und alle Mitarbeitenden in ihrer Arbeit begleitet und unterstützt werden.

Damit die Arbeit am Zentralen Pfarrbüro vor Ort möglichst gut gelingen kann, sind die Projektergebnisse auf eine Vernetzung zwischen den einzelnen Standorten sowie eine Rückbindung an die Bistumsleitung angelegt. Der Erfahrungsaustausch, der bereits bei der Ausrichtung des Projektes grundlegend gewesen ist, wird bestehen bleiben und weiter vertieft werden. Die ebenfalls im Handbuch Zentrales Pfarrbüro enthaltenen Realisierungsbeispiele schildern die Umsetzung des Zentralen Pfarrbüros vor Ort und laden alle Kirchengemeinden und Pfarreien, die sich auf diesen Weg begeben, dazu ein, die fünf Pilotpfarreien im Sinne eines Best Practice-Austauschs zu besuchen. Als Showrooms für das Zentrale Pfarrbüro stehen deren Türen allen Interessierten offen.

Darüber hinaus werden die Projektverantwortlichen innerhalb der Bistumsleitung mit den fünf Pilotpfarreien in Kontakt bleiben sowie neue Prozesse zur Errichtung eines Zentralen Pfarrbüros unterstützen und begleiten. Anliegen der Bistumsleitung ist es, weiterhin aus den Erfahrungen vor Ort zu lernen, die Verfahrensschritte und Unterstützungsangebote an den aktuellen Bedarf anzupassen und allen Beteiligten Austauschforen und Kontaktmöglichkeiten zu eröffnen. Einzelheiten zum weitreichenden Qualitätsmanagement der Einführungsprozesse sind in dem im Handbuch enthaltenen Evaluationskonzept beschrieben.

Mit der feierlichen Übergabe des Handbuchs Zentrales Pfarrbüro an Generalvikar Prof. Dr. Gerhard Stanke ist die Projektarbeit als solche abgeschlossen worden. Das Handbuch wird an alle Kirchengemeinden und Pfarreien im Bistum Fulda verschickt und bleibt als Arbeitsmappe vor dem Hintergrund des oben beschriebenen Lernprozesses und Austauschs offen für die Zusendung von Ergänzungsmaterialien und Konzeptanpassungen.

Neben weiteren Materialien rund um den Bistumsprozess Fulda 2030 sowie die Strategischen Ziele zur Ausrichtung der Pastoral im Bistum Fulda ist das Handbuch Zentrales Pfarrbüro online unter www.2030.bistum-fulda.de stets aktuell abrufbar.